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Projektmanagement - was kann man im Vorfeld alles falsch machen? - Lehrbeispiel: Berliner Flughafen

 

Heute (24.10.2013) war mal wieder so ein Tag beim neuen Berliner Flughafen "Willy Brandt". Der mit viel Vorschusslorbeeren im August 2012 als grosser Hoffnungsträger geholte technische Geschäftsführer "Teilprojektleiter" durfte seinen Stuhl räumen. Der neue vor einem halben Jahr gekommene "Gesamt-Projektleiter" - seines Zeichens "Flughafenchef" übernimmt von seinem Teilprojektleiter wohl die meisten der Aufgaben... als ob er sonst nicht genug zu tun hätte! - Ein Eröffnungstermin wird nicht mehr genannt!

Nun gut - bei einem Grossprojekt kann immer mal wieder was aus dem Ruder laufen, aber dafür hat man ein Projektcontrolling und kann rechtzeitig und zeitnah entgegensteuern. Dies setzt aber eine genaue, sach- und zeitkritische Planung voraus...und an der mangelt es bei Grossprojekten, vor allem, wenn Sie von der Politik gewollt und gesteuert werden.... und niemand die Haftung übernimmt. So war schon in der Zeitung "Zeit" davon zu lesen, dass Grossprojekte dem Prinzip "Survival of the unfittest" folgen.

Ob ein Projekt als Grossprojekt eingestuft wird ist dabei nicht in Stein gemeisselt. Allgemein spricht man in der Literatur von einem Grossprojekt, wenn es den Jahresumsatz des am Projekt beteiligten Unternehmens übersteigt oder aber länger als 2 Jahre dauert.

Was sollte man bei einem Grossprojekt beachten und was wurde hier nicht beachtet?

1.      Anforderungsmanagement und Projektplanung

Bevor man ein Projekt beginnt, sollte man sich ausreichend Zeit für die Erarbeitung und Analyse der Anforderungen (Pflichtenheft) nehmen. Anforderungen sind sowohl qualitativer (z. B. Was ist notwendig an Information; Welche Aufgaben sind Bestandteil von XY) wie quantitativer (Wie viele Anfragen kommen täglich /stündlich etc.;  Wie viele Personen nutzen das Terminal in der Stunde/pro Tag etc.) Natur.
Je mehr Zeit man sich in dieser Phase nehmen kann und abhängig von der fachlichen Qualifikation, der in dieser Phase im jeweiligen Themenbereich beteiligten Personen, desto besser wird das Ergebnis dieser Analysephase werden. Nicht unterschätzt werden darf dabei die Qualität des beteiligten Erstellers (Requirement Engineer) für das daraus zu erstellende Fachkonzept.

Beim Flughafen Berlin-Brandenburg wurde wohl hier – wenn man der Presse glauben darf - in diesem Bereich nicht ordentlich genug gearbeitet. So wurde von Anfang an zu klein geplant, wichtige Elemente in der Planung vergessen. Resultat ist:

 

2.      Mangelhafte Zeit- und Kostenschätzung in der Planungsphase

Wenn man in der ersten Phase die Anforderungen nicht vollständig ermittelt oder aber das Mengengerüst nicht realistisch schätzt, dann wird jeder involvierte Projektleiter bei der Schätzung von Zeit und Aufwand scheitern müssen, egal welchen – aus seiner Sicht – Kosten- und Zeitpuffer er zusätzlich berücksichtigt.

Fehler in dieser Phase wirbeln jedes Grossprojekt hinsichtlich Zeitplanung und Einhaltung des Projektbudgets durcheinander.

In der Politik ist der Gestaltungswille massgebend. Man will ein Projekt umsetzen, muss aber z. B. für die Inanspruchnahme von Fördermitteln, egal ob national oder international, gewisse Kriterien einhalten. Auch ist die Durchsetzung beim Bürger oder politisch ab einer gewissen Kosten- und Zeitschätzung „schwerer zu verkaufen“ mit der Folge, dass sowohl die zeitliche Schätzung wie auch der notwendigen Kosten in den politisch korrekten Rahmen „hineingepresst“ werden.

Resultat ist, dass ein „politisch gewolltes“ Projekt in der Regel nicht im Rahmen der geplanten Zeit und der budgetierten Kosten erfolgreich beendet wird.

Jeder Fehler, der bei der Planung gemacht wird – egal ob mit Absicht oder unbewusst – kostet bei späterer Entdeckung viel, meist sehr viel Geld.

Und damit kommen wir zum 3. Punkt:

 3.      Fachliche Eignung der am Projekt beteiligten Projektpartner

Wie überall sind die an einem Projekt beteiligten Personen der entscheidende Erfolgsfaktor. Dies schliesst sowohl die ausführenden wie die kontrollierenden Personen ein.

Qualitative Fehler der Fachabteilungen und des Erstellers der Pflichtenheftes (Requirement Engineer) bei der Erarbeitung der Anforderungen führen zu falschen Annahmen bei Kosten- und Zeitschätzung. Genauso führt eine Kosten- und Zeitschätzung eines nicht ausreichend für die Aufgabe qualifizierten Projektleiters auch bei gutem Pflichtenheft zu fehlerhaften Ergebnissen.

Gerade in Grossprojekten ist es sinnvoll zur Kontrolle des Projektfortschrittes einen Lenkungsausschuss zu etablieren. Dieser kontrolliert in einem fest vorgegebenen Zeitzyklus den Fortschritt eines Projekts und sollte bei Abweichungen eingreifen. Ist der Lenkungsausschuss fachlich richtig besetzt, erkennt er eher, dass aus dem Ruder laufende Projekt und kann dem Projektleiter eine gute Hilfestellung sein.

Auch beim Projekt Berlin-Brandenburg gibt es ein solches Gremium. Hier heisst es aber Aufsichtsrat. Dieses ist mit einer Anzahl von Personen besetzt, die aber – so wie es aussieht – alle politisch motiviert ausgewählt wurden. Daran ist grundsätzlich erst einmal nichts auszusetzen. Das Problem stellt sich, wenn man dabei die notwendige fachliche Eignung für diese Aufgabe ausser Acht lässt. Die Folge ist, dass die gleichen Personen, die schon den politischen Gestaltungswillen mitgeprägt haben, nun dafür Sorge tragen sollen, dass das in einen „Rahmen gepresste“ Projekt von Ihnen selbst gut kontrolliert und gesteuert wird…. und das kann nicht funktionieren.

Oder wie es Fürst von Bismarck schon formulierte: „Nur ein Idiot glaubt, aus den eigenen Erfahrungen zu lernen. Ich ziehe es vor, aus den Erfahrungen anderer zu lernen, um von vornherein eigene Fehler zu vermeiden“

 

 

 

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